Một là, xây dựng và soạn thảo hợp đồng thật chặt chẽ và chuyên nghiệp.

Thực tế cho thấy, nhiều tranh chấp hợp đồng phát sinh từ sự mơ hồ hoặc thiếu quy định trong hợp đồng. Do đó, cần ưu tiên "phòng bệnh hơn chữa bệnh" bằng cách quy định rõ ràng các điều khoản then chốt.

Phạm vi dịch vụ và tiêu chuẩn chất lượng: Cần mô tả chi tiết các dịch vụ logistics bao gồm vận tải, lưu kho, đóng gói, xếp dỡ, thủ tục hải quan và dịch vụ giá trị gia tăng như quy định cụ thể về loại phương tiện vận tải (container lạnh cho hàng tươi sống), tiêu chuẩn nhiệt độ lưu trữ (±2°C cho hàng đông lạnh) và thời gian xử lý đơn hàng (không quá 24 giờ). Nếu không rõ ràng, dễ dẫn đến tranh chấp về chất lượng dịch vụ, đặc biệt trong chuỗi cung ứng đa phương thức.

Thời gian, tiến độ, bàn giao và xử lý vi phạm: Cần quy định lịch trình cụ thể từ cảng nhận hàng đến cảng giao hàng là bao nhiêu ngày/giờ; điều khoản về bàn giao hàng hóa; cơ chế phạt chậm trễ (ví dụ: 0.5% giá trị hàng hóa bị chậm trễ/ngày).

Cơ cấu giá cước, phụ phí, phí phát sinh và cơ chế điều chỉnh: Cần liệt kê rõ ràng các khoản phí như cước vận tải, phí thay đổi lịch tàu… Quy định cơ chế điều chỉnh phí dựa trên biến động nhiên liệu hoặc tỷ giá ngoại tệ, với công thức tính toán cụ thể (ví dụ: tăng 5% nếu giá dầu tăng 10%); tránh các thuật ngữ mơ hồ như "phí hợp lý" để giảm khả năng tranh chấp.

Trách nhiệm bồi thường, giới hạn trách nhiệm và thời điểm chuyển giao rủi ro: Theo Luật Thương mại 2005, nếu không có thoả thuận khác, toàn bộ trách nhiệm của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không vượt quá giới hạn trách nhiệm đối với tổn thất toàn bộ hàng hoá. Vậy nên, cần quy định cụ thể giới hạn trách nhiệm trong hợp đồng để ràng buộc chặt chẽ trách nhiệm của mỗi bên, đồng thời là cơ sở giải quyết tranh chấp. Xác định rõ thời điểm chuyển giao rủi ro cũng là điều khoản quan trọng để tránh tranh chấp về mất mát hoặc hư hỏng.

Bảo hiểm hàng hóa và nghĩa vụ mua bảo hiểm: Yêu cầu bên nào mua bảo hiểm (thường là bên thuê dịch vụ), mức bảo hiểm tối thiểu và điều khoản về chia sẻ trách nhiệm nếu không mua.

Điều khoản bất khả kháng: Diễn giải cụ thể các sự kiện bất khả kháng, yêu cầu về cụ thể về nghĩa vụ thông báo của bên bị ảnh hưởng bởi bất khả kháng, chứng minh tác động và các biện pháp khắc phục đã tiến hành... tránh quy định chung chung để giảm tranh chấp về diễn giải.

Quyền giữ hàng và xử lý hàng tồn đọng: Cần có điều khoản về quyền giữ hàng nếu chưa thanh toán và thủ tục xử lý hàng tồn đọng (theo Thông tư 203/2014/TT-BTC).

Thủ tục hải quan, chứng từ và trách nhiệm ủy thác: Quy định rõ bên chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hải quan, chuẩn bị chứng từ và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hải quan. Nếu ủy thác, phải có hợp đồng ủy thác riêng phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Ngoài ra, đối với các hợp đồng có yếu tố nước ngoài, cần có quy định về luật áp dụng; ngôn ngữ hợp đồng và ngôn ngữ giải quyết tranh chấp; cơ quan giải quyết tranh chấp và nơi giải quyết tranh chấp.

Hai là, xây dựng quy trình thẩm định hợp đồng và quản trị rủi ro trước khi ký kết.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện thẩm định kỹ lưỡng để phát hiện rủi ro tiềm ẩn. Việc này có thể giảm trên 50% khả năng xảy ra tranh chấp.

Kiểm tra năng lực pháp lý và uy tín đối tác: Xác minh giấy phép kinh doanh, năng lực tài chính và lịch sử tranh chấp của đối tác qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc các báo cáo tín dụng (ví dụ: từ CIC). Đối với đối tác nước ngoài, kiểm tra qua hệ thống các Trung tâm trọng tài thương mại trong nước và ngoài nước hoặc các tổ chức quốc tế; đảm bảo người ký hợp đồng có thẩm quyền.

Đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng: Phân tích rủi ro trong hợp đồng đa phương thức, bao gồm các bên thứ ba như hãng tàu, kho bãi. Sử dụng công cụ như SWOT analysis hoặc phần mềm quản lý rủi ro để dự báo các vấn đề như ùn tắc logistics hoặc biến động chính sách hải quan.

Ba là, quản trị trong quá trình thực hiện hợp đồng thật chặt chẽ.

Dù hợp đồng được chuẩn chỉnh khi ký kết nhưng trong quá trình thực hiện lại quản trị một cách lỏng lẻo thì cũng rất dễ dẫn đến những rủi ro về vi phạm hợp đồng và không nhận diện được sự vi phạm hợp đồng từ đối tác. Rủi ro càng được nhận diện và phát hiện sớm thì càng có khả năng tìm được giải pháp giải quyết sớm, tránh leo thang tranh chấp.

Theo dõi, ghi nhận và thông báo thay đổi kịp thời: Sử dụng hệ thống theo dõi để giám sát tiến độ, ghi biên bản bàn giao và thông báo ngay lập tức nếu có thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng để các bên kịp thời phối hợp xử lý các phát sinh.

Giao tiếp minh bạch, thường xuyên với đối tác: Thiết lập kênh giao tiếp định kỳ để cập nhật tình hình và giải quyết mâu thuẫn nhỏ. Điều này giúp xây dựng lòng tin và giảm hiểu lầm.

Ngoài ra, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa khác như: Đào tạo nâng cao năng lực pháp lý cho đội ngũ nhân sự; áp dụng công cụ công nghệ; xây dựng văn hóa hợp tác và giữ gìn quan hệ đối tác lâu dài.

Tóm lại, phòng ngừa tranh chấp hợp đồng logistics đòi hỏi cách tiếp cận toàn diện từ soạn thảo hợp đồng đến quản trị thực hiện hợp đồng, kết hợp pháp lý và công nghệ. Việc áp dụng các biện pháp này không chỉ tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro, thuận lợi khi giải quyết tranh chấp mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập toàn cầu.